Vad måste göras inför Föreningsårsmötet?

Det finns några saker som ni i styrelsen måste göra inför ert föreningsårsmöte. Tänk på att ni kan dela upp ansvaret i hela styrelsen – när alla hjälps åt blir det mycket roligare och lättare! Här kommer några grundläggande tips på vad ni behöver göra:

• Sätt ett datum för årsmötet!
• Dela upp arbetet om vem som ska ta hand om olika delar i förberedelserna, såsom att sätta ihop olika handlingar och planera själva mötet
• Fundera på vem som ska vara mötesordförande och mötessekreterare. Viktigt att kontakta dessa personer innan själva föreningsårsmötet.
• Se till att verksamhetsberättelse och bokslut blir färdiga och skicka dem i god tid till de som ska ha dem.
• Ta kontakt med era revisorer i god tid (De måste få tillgång till mötesprotokoll från det gångna året och bokföring i god tid för att kunna granska ert arbete)

Viktiga deadlines inför föreningsårsmötet

I slutet av december:

Kommer ni att få ett mail från personalen med information om hur många medlemmar och rörelsemedlemmar ni har haft under året. Det är mycket viktigt att ni endast använder dessa siffror i er verksamhetsberättelse, så att de stämmer överens med de siffror den nationella nivån redovisar till olika bidragsgivare. I mailet får ni även information om hur många ombud ni ska välja till Riksårsmötet.

Senast 3 veckor innan föreningsårsmötet:

så ska..

• Verksamhetsberättelse (underskriven av samtliga styrelseledamöter för det gångna året, gör detta redan i december/tidigt i januari då många försvinner när ny termin börjar)
• Bokslut, dvs balans- och resultaträkning
• Kallelse med dagordning

skickas till er kontaktperson i personalen och revisorer.

Kallelse med dagordning ska även skickas till:

• Alla medlemmar i föreningen
• Valberedningen
• Förbundsstyrelsen
• Er närmsta Röda Kors-krets

… tips! Nämn i kallelsen att en kan hitta alla FÅM-handlingar på er rkuf-hemsida senast en vecka innan årsmötet, så behöver ni inte skicka ut ett till mail/brev.

Senast 2 veckor innan föreningsårsmötet:

• Motioner och propositioner ska ha kommit in till styrelsen

Senast 1 vecka innan föreningsårsmötet:

Handlingar som ska göras tillgängliga för alla medlemmar, exempelvis på rkuf.se:

• Verksamhetsberättelse
• Bokslut
• Motioner och propositioner
• Föredragningslista
• Revisorernas revisionsberättelse

Under föreningsårsmötet:

Under föreningsårsmötet ska:

• Det finnas en lista med alla betalande medlemmar, alternativt tillgång till Redy på en dator, för att kunna avgöra vilka som är röstberättigade
• En kort presentation av verksamhetsberättelsen och bokslutet hållas
• Revisorerna berätta om sin revision av föreningen, dvs läsa revisionsberättelsen
• Valberedningen ge förslag på förtroendevalda som årsmötet kan välja

 Senast tre veckor efter föreningsårsmötet:

Senast tre veckor efter att ni har haft mötet ska ni skicka en kopia till personalen på:

• Underskrivet FÅM-protokoll

 Senast 15 april:

Senast 15 april ska förbundsstyrelsen ha fått in kopia på:

• Underskriven verksamhetsberättelse
• Bokslut
• Revisionsberättelse

Att ni i lokalföreningen lämnar in samtliga dokument (verksamhetsberättelse med underskrifter, bokslut, revisionsberättelse och underskrivet FÅM-protokoll) till nationell nivå är avgörande för om vi kan få finansiering för vår verksamhet eller inte. Det är därför mycket viktigt att ni planerar in tid för att få detta gjort!